A szuper-hatékony és élvezetes meeting eszközei

Korunk információs gazdaságára fokozottan érvényes a régi paradoxon: Semmi sem praktikusabb, mint egy jó elmélet! Hiszen az üzleti sikerhez jó koncepciók, jó ötletek, új gondolatok kellenek. Értekezleteink 90%-a viszont jelenleg nem alkalmas arra, hogy a munkahelyi teamekben rejlő kreativitás érvényre jusson. Tanuljuk meg az eredményes üzleti megbeszélések know-how-ját!

 

Maradj otthon, nézzél tévét…

 

Ismerünk olyan, a fecsegő felszín mögé látó megközelítést, mely szerint sok esetben a munkahelyi értekezletek és megbeszélések nem, hogy nem hoznak létre kimutatható értéket, hanem éppen ellenkezőleg, számszerűsíthető, kimutatható anyagi veszteséget jelentenek egy cég számára. Egyáltalán nem megy ritkaságszámba, ha egy elfoglalt vezető 40 – 60 munkaórát egyeztetésekkel, tárgyalásokkal és értekezletekkel tölt el hónapról – hónapra.

 

Ha ennek csak a fele nem hatékony és számításba vesszük egy közép vagy felsővezető munkabérét és azt a tényt, hogy ezeket az alkalmakat többnyire nem egyedül tölti, hanem másik három, négy kollégával, máris többszázezer forintnyi effektív veszteségnél tartunk, hiszen nem hoztunk létre üzletileg releváns értéket – és az elmaradt haszonról akkor még nem is beszéltünk.

 

Lehet, hogy jobban járnánk, ha megfogadnánk a rádióból szóló sláger refrénjének üzenetét, Maradj otthon, nézzél tévét… Lehet, de nem ez lesz a legjobb megoldás. Van néhány, nem is túl bonyolult alapelv, melyek felhasználásával jelentősen növelni tudjuk egy-egy munkamegbeszélés eredményességét.

 

 

Szembeáll a többiekkel és csak mondja, mondja?

 

Magyarországon túlságosan népszerű a frontális megközelítés: frontálisan folyik az oktatás az iskolában, frontálisak a megbeszélések a munkahelyeken és még a vezetés is frontális maradt az idők során! – állítja a fejlesztő szakember Wieland Veró, a Wieland és Wieland Kft. ügyvezetője. Ez a működés azonban még soha, senkiből nem hozta elő az újító szándékot és az újító gondolatokat.

 

Akár a stratégiai, akár az operatív irányok meghatározása közös erőfeszítéssel, sokkal hatékonyabb lesz, mintha valaki a mindent tudó, mindent egyedül eldöntő, omnipotens pozícióból határozná meg a dolgok állását. Ezt a demokratikusabb, csapatban gondolkodó működésmódot támogatja, kiváló eredményeket hozva létre, a legtöbb facilitációs technika.

 

Első lépésben bizalmi légkört kell teremteni a munkatársak közt és növelni kell a bizalom szintjét a vezető – beosztott relációban is. Sok esetben lejjebb lehet engedi a vezetői kontroll szintjét, demokratizálni lehet a szervezeten belüli viszonyokat és a hangulatot. Ki lehet próbálni, milyen eredményeket produkál, amikor a vezető, (a csoportot vezető facilitátor) átruházza a felelősséget a csapatra, megosztja a felelősséget, kiszélesíti a felhatalmazások kis köreit.

 

Szerencsére nincs háború, nincs szükségállapot, a frontális, egymással szembe helyezkedő megközelítésnél a legtöbb esetben hasznosabb és eredményesebb lesz, ha csapatként működünk együtt és a közös gondolkodásból, egymás mellé rendelődő párbeszédből származó szinergikus erőkkel hozzuk gyorsabb és erőteljesebb mozgásba aktuális projektjeinket.

 

Eljuttatni a dolgokat A-ból B-be!

 

Ha ezt tudjuk, mindent tudunk. A gazdasági vezető feladatát akár ilyen egyszerű módon is megfogalmazhatjuk: Projekteket, terveket, gondolatokat eljuttatni a jelenlegi állapotból egy kívánt jövőbeli állapotba. A menedzser, a vezető feladata az, hogy olyan embereket gyűjtsön maga köré, akik ezt a feladatot képesek végrehajtani. És ha már ott vannak ezek az emberek, napról napra olyan környezetet kell biztosítani a számukra, amelyben a legnagyobb hatékonysággal képesek végrehajtani a rájuk bízott teendőket. Van e célok elérésére egy jól átgondolt, több évtizedes múltra visszatekintő megközelítés, amit facilitációnak hívunk. Mit is jelent ez pontosan?

 

Mit jelent az a különös hangzású szó, hogy facilitál?

 

Facilitál, azaz megkönnyít, elősegít egy emberek között lezajló folyamatot, legyen az bármilyen csoportos kommunikáció vagy együttműködési szituáció.

Esetünkben leginkább munkamegbeszélések, értekezletek, projekt team megbeszélések folyamatainak hatékonyabbá tételéről van szó. Facilitálok: megolajozom, gördülékenyebbé, eredményesebbé teszem a kommunikációs helyzetet.

 

Facilitál, azaz megtervezi, motiválja, összefogja, összegzi egy csoport döntési, gondolkodási és együttműködési folyamatát úgy, hogy közben bizonyos folyamattámogató metódusokat használ. Egy munkahelyi team döntés előkészítési, döntési-, projektmegoldási folyamatában jelent mindez aktív és meglepően hatékony segítséget.

 

Egy folyamat facilitálása során inkább kísérjük az együttműködési folyamatban résztvevőket, mint sem, hogy irányítanánk őket. Egy felkészült facilitátor segítségével gördülékenyebbé tudjuk tenni bármilyen projekt team együttműködését.

 

A facilitáció eszközeit (http://www.szer-tar-net.hu/ aktuális üzleti problémák megbeszélésére, megoldására is használhatjuk. Használhatjuk a rendelkezésünkre álló erőforrások tudatosítására és koncentrált felhasználására, ötletek összegyűjtésére, megoldás variációk számbavételére. Akár a belső, akár a külső kommunikáció javítására. Az egyik legerősebb eszköz arra, hogy egy munkahelyi közösség igazán megélje magát, mint jól együttműködni képes közösséget. Csapatot.

 

Az igazán jó közösségi minőség megszületésének még nagyon sok helyen előtte állunk. Legyen az munkahelyi, lakó,- vagy szabadidős közösség, mi magyarok nem vagyunk ebben erősek. Témánk másik hazai szakértője, Vágvölgyi Gusztáv, szervezetfejlesztő így ír erről:

 

Az igazán jó közösségek megszületésének, tudatra ébredésének egyetlen útja van, ha képesek vagyunk az emberek közötti kommunikáció minőségét javítani. A facilitálás lényege az, hogy a facilitátor képes egy csoportba azt a mintázatot bevinni – a struktúra, a folyamatok, a módszerek és technikák szintjein – ami a csoportok belső kommunikációjának a javulását eredményezi.

 

Ahol pedig gördülékenyebb és eredményesebb lesz a kommunikáció, nőni fog a teljesítmény is!

 

Az egészen biztos, hogy sok helyen, és sok esetben új kommunikációs mintázatokra van szükség! Ezért érdemes minden közösségi folyamatba, de legfőképpen a gazdasági szervezetek, cégek kommunikációs folyamataiba idejekorán facilitátor hívni, aki behozza ezeket a mintázatokat és segít meghonosítani őket. Nézzünk végezetül egy egészen mindennapi helyzetet.

 

Létezik, hogy már azelőtt kudarcra van ítélve a történet, mielőtt még hozzákezdtek volna?

 

Bizony, hogy létezik. Még mindig a munkamegbeszélésről, értekezletekről van szó. Arról a nagyon sokak előtt ismeretlen előfeltételről, hogy ahhoz, hogy gyorsan és eredményesen zárhassunk egy értekezletet, azt előbb átgondoltan, komolyan elő kell készíteni.

 

Jó, ha írásos napirendet készítünk, méghozzá úgy, hogy előzetesen mindenki hozzáférjen, abból a célból, hogy fel tudjon az elhangzottakra készülni.

A Napirend pontjait egy erre a célra létrehozott táblázat oszlopaiba rendezzük a következőképpen:

 

A témák sorrendje – időigénye – a téma megnevezése – a témagazda – az előkészítéshez kapcsolódó információk, dokumentumok – kérdések, megjegyzések a napirendi ponthoz. A napirendet akkurátusan, pontról pontra kitöltjük, a vezető (vagy közösen a csapat) dönt a prioritásokról. Így már a megbeszélés előtt mindenki tudja, miről lesz szó, mindenki fel tud készülni rá. Az értekezlet alatt arra kell különösen ügyelni, hogy tartsuk is magunkat a napirendhez, időkerethez és témákhoz, ne kalandozzunk el véletlenszerűen erre meg arra.

 

Csupán ez az egy eszköz, amennyiben következetesen használjuk megbeszélések előtt, és megbeszélések alatt, vagyis tartjuk magunkat a magunk által megszabott keretekhez, ha csodát nem is, de egy nagyságrenddel hatékonyabb, rövidebb megbeszélésekkel ajándékoz meg bennünket.

 

Van azonban még további nyolc technika, melynek segítségével már a jövő heti értekezlet gyökeresen más lehet, mint a korábbiak. Itt találja őket. Vagy még egyszerűbben egy kétnapos képzés keretében. Minden, amit a facilitációról tudni szerettél volna, de soha sem merted megkérdezni.

 

Készítette: Héjja Csaba