Erős, egyidejű élmény és motiváció – Ragaszkodjunk az Open Space szellemiségéhez

A különböző konferencia-módszertanok használata mindig felveti azt a kérdést, hogy mi is legyen erősebb, a bevonzás, vagy pedig a tudásátadás? Az Open Space-ben az a nagyszerű, hogy egyszerre mindkét irányba hat. Nemcsak érdekes, hanem meg is mozgatja a szempontrendszereket is. Ezt a hatást egyre több nagy szervezet, illetve 100 fő fölötti rendezvény házigazdája ismerte fel, és alkalmazza is előszeretettel ezt a technikát. Éppen ez a jelenség az, ami aggodalomra adhat okot. Ha csupán reprezentatív funkciója van a „Nyitott Tér”-nek, az rossz tulajdonságokkal ruházza fel ezt a kiemelkedően hatékony eszközt. Vigyázzunk rá, ne „lövöldözzük” el hiábavalóan a facilitációs fegyvertárunkat!

Szinte mindenki járt már olyan rendezvényen, ahol az igazán érdekes beszélgetések a folyosón, vagy a büfé-asztal környékén alakulnak ki. Ilyenkor lehet, hogy pont a kulcsember nem ül ott, a többiek között, mert bent maradt a plenáris teremben, vagy esetleg nem is tud arról, hogy róla, nélküle születnek döntések. Az is bosszantó, ha egy konferencián kiválasztjuk azt a szekciót, amelyre kíváncsiak vagyunk, és akár a témafelvetés, vagy a kibontás miatt csalódottakká válunk, és felállunk.  Azonban ha máshová átmegyünk, akkor ott végig kicsit „kívülállók” maradunk. Nem tudunk már olyan mélységben becsatlakozni a témába, amely a bent ülők számára a kezdetektől adott. Ezt a nehézséget hivatott feloldani az Open space módszer.

A kezdetek, és a lehetőségek

1982-ben Harrison Owen és David Belisle Bostonban, egy nagy, multinacionális szervezetfejlesztő cég regionális konferenciájára bevittek egyetlen darab papírt, amelyre leírták, hogy mit is szeretnének.  Kezdetben ellenérzés kísérte a tradicionális vezetői körben ezt az akciót, de olyan nagy lett a kritikus tömeg, amely valóban a lényegről szeretett volna beszélni, és nem hosszú, unalmas monológokat hallgatni, hogy később lehetőséget kaptak a tervük megvalósítására. (Owen, Harrison (2008):  Wave Rider: Leadership for High Performance in a Self-Organizing World.)

Az Open Space újdonsága abban áll, hogy a rendezvényen nincs napirend, nincs előre megtervezett program, és mégis a sok-sok aktivitás, érdeklődés miatt elsőrangúan lehet ezzel a módszerrel segíteni a tudásmegosztást. A facilitátorok nem témafelelősök, csupán a keretek betartására figyelnek, és gyűjtik, rögzítik a tudást. Nagymértékben növelhető ezzel a módszerrel egy egész napos, vagy akár háromnapos konferencia hatékonysága, hiszen már a kezdetben, a nagycsoportban is olyan témák kerülnek elő, ami valóban érdekli az embereket.

Hazai jó és kevésbé jó példák

Magyarországon a kétezres évek elejétől lehet az Open Space technikával facilitált konferenciákról beszélni. A viszonylag fiatal módszer szinte robbanásszerű sikert aratott. Nemcsak független, civil szervezetek, illetve multinacionális vállalatok kezdték el ezt az eszközt használni, hanem állami vállalatok körében is rohamosan terjedt az Open Space konferencia-technika.

Azonban azt lehetett észrevenni, hogy az önkéntes, felelős és aktív részvétel nem mindig elegendő. Szükség van arra is, hogy a résztvevők elkötelezettek legyenek a főtéma iránt, és „akarjanak valamit”. Ebben az esetben az számít megfelelő előkészítettségnek, ha mindenkinek vannak sürgető kérdései, amelyeknek a megoldására javaslatokat vár, és azzal is tisztában van, hogy a többiek is hasonló helyzetben vannak, azaz tőle várják a választ a saját kérdéseikre. Ekkor nem válik öncélúvá a Nyitott Tér.

Jó példája volt a múltkoriban az előkészítettségnek, amikor olyan kreatív szervezeteket hívtak össze egy Open Space-szel tartott konferenciára, akiket kötött a szoros ütemterv.  Ez mindegyikük esetében egy-egy konkrét projekt volt, amelyet egy időben kellett megvalósítaniuk. A kérdés az volt, hogy milyen típusú segítségre van szükségük ezeknek a szervezeteknek, ennek a projektnek megvalósításához, és a saját indikátoraik elérésén átnyúló cél – a hálózatosodás – eléréséhez. Mindenkit kötött a saját „itiner”-je. Haladni akart, és segítséget kérni a nagy, állami támogató szervtől. Gyorsan alakultak a kiscsoportok, minden csoportgazda „hajtotta” a facilitátorát, és a csoportját is. De, még ezen a ponton is megcsúszott az eredeti szándék elérésének a lehetősége. Ugyanis, mindenki csak „kivenni” szeretett volna a nagy, közös tudásból. Betenni kevésbé. Szinte senki nem ment vissza a nap végi „aratásra”, hiszen a téma a kiscsoportban már boncasztalra került. Ebben az esetben ennek az állami szervezetnek kötelező volt akciótervet készíteni a kiscsoportos megállapításokhoz. De, ha nincs ez a „kötelezés”, akkor elsikkadt volna minden folyamat.

A WWieland Akadémia facilitátor képzése az optimális működést szeretné megismertetni a képzés résztvevőivel. Olyan, a gyakorlatban használható tudást kapnak az Open Space facilitátorok, amelyek abban támogatják őket, hogy a hasonló helyzetekben tudatosan segíthessék a csoportfejlesztést, tudásátadást. (A következő képzés 2016. december 2-án lesz.)

Készítette: Filius Ágnes