Online meeting etikett – fogd és vidd!

2022. 02. 14. | Írta: Pribélyi-Nagy Melinda | Kategória: Tippek

Még előző nap is egy tantermi belső képzésre készültünk, aztán két résztvevő karanténba került, így hibrid tréning lett belőle. Velünk ez pont a múlt héten történt meg. Nem először, és szinte biztos, hogy nem is utoljára. A hibrid működés ma már megkerülhetetlen. Kulcs a rugalmasság.

Fontos, hogy a vezetők ismerve a kollégák igényeit, elvárásait, velük közösen alakítsák ki a hibrid működés új normáit. Elengedhetetlen egy céges irányelv, ami mentén aztán csapatról, csapatra lépésről-lépésre újjá kell szervezni a mindennapi (együtt)működést.

Tényleg ÚJ „Way of Working”

Legyen ez sokkal több annál, mint hogy meghatározzuk, hogy 3 nap home office – 2 nap iroda. Amennyiben a hibrid működés nincs kellően keretezve, nem egyértelműek a kommunikációs és kollaborációs irányelvek, abban az esetben rengeteg terhet, felesleges meetinget, duplikációt és nem utolsó sorban stresszt rak a kollégák vállára.

IT vonalon felkészültünk

A szükséges hardvereket és a szoftvereket a legtöbb cég gyorsan beszerezte. (A profi hibrid működéshez a széles látószögű kamerák, profi hangosítás, kivetítés még többnyire várat magára még a nagy cégeknél is.) A szoftverek nyújtotta lehetőségeket azonban nem, vagy nem igazán ismerik a kollégák. Leginkább muszájból használják, és ez kimerül abban, hogy offline megoldásokat próbálnak online-osítani.

Meetingnek csúfolt unalmas online előadások 60 percben

Az egyik a leggyakoribb hiba a meetingkultúra hiánya. Ennek már a covid előtt is számos alkalommal hangot adtunk, de az online térhódításával ez még nagyobb jelentőséget kapott.

DE MÉG MINDIG NEM FÁJ ELÉGGÉ!

A munkavállalók továbbra is rengeteg felesleges és indokolatlanul hosszú megbeszélésen üldögélnek haszontalanul. Ami rengeteg ablakon kidobott pénzt és egyre motiválatlanabb kollégákat eredményez. Ezért is különösen fontos lenne egy céges irányelv és facilitátorok képzése, akik képesek felelősen megszervezni és levezetni az online megbeszélést, mederben tartani a beszélgetést, bevonni a résztvevőket, rögzíteni az eredményeket.

ONLINE MEETING ETIKETT – fogd és vidd!

1. Meetinget csak előre jól meghatározott céllal hívj össze!
2. Körültekintően válassz időpontot! Az irodából és az otthonról becsatlakozókra is gondolj!
3. Maximalizáld az időt 50 percben! Így jó eséllyel nem lépnek ki a vége előtt azzal, hogy egy másik megbeszélésük már kezdődik.
4. Csak azokat hívd meg, akiknek a részvétele valóban indokolt!
5. A meeting elején adj 5 percet az egymásra és a témára hangolódásra! Adj online teret a folyosói spontán beszélgetéseknek.
6. Az elején egyezzetek meg a keretekben! (pl.: kamera ki/be, hozzászólás jelzése, agenda stb.)
7. Vond be a kollégákat! pl.: legyen időfelelős, chatfelelős, távolról becsatlakozók „jobbkeze”
8. Tervezz pufferidővel! pl.: késés, korai távozás, váratlan technikai malőr, futár érkezett…
9. Tervezz interaktív elemekkel, amivel aktivizálni tudod a résztvevőket! (pl.: online kérdőív, kártyás ötletgyűjtés, breaking roomok)
10. Összegezd az elhangzottakat, és jelöljétek ki a következő lépést!

 

Próbáld ki a következő alkalommal, és várjuk visszajelzésed. Ha tovább szeretnél fejlődni az online meetingek, workshopok szervezésében, levezetésében, akkor az Eredményes online workshop technikák és gyakorlat képzésünk neked szól. Bővebb információ és jelentkezés:  ITT